Nienke Temmink, functioneel beheerder
Vijftien jaar werkte JbOV met het registratiesysteem IJ. Het werd steeds lastiger deze software goed te onderhouden, bijvoorbeeld op het gebied van beveiliging. Ook pasten de nieuwe methodiek en dienstverlening niet goed meer in het oude systeem.
De belangrijkste reden om het nieuwe cliëntinformatiesysteem WIJZ in huis te halen, was echter het naar beneden bijstellen van de registratielast van de gebruikers. Functioneel beheerder Nienke Temmink: ‘Dat is ons ultieme streven. Want jeugdbeschermers willen zich bezighouden met hun gezinnen, niet met rapporteren en registreren. En zeker niet dubbelop. Collega’s die zich WIJZ intuïtief snel eigen maken, merken het verschil al.’ Ze heeft enorme waardering voor de inzet van de JbOV-medewerkers in de implementatieperiode. ‘Ondanks de hoge werkdruk heeft iedereen zijn schouders eronder gezet. Natuurlijk, weerstand was er ook. Maar daar stapte men overheen. Ook omdat men tijdens de implementatie voelde dat er naar hen werd geluisterd, denk ik.’
Hoe ging de implementatie in zijn werk?
‘Er ging een lang voortraject aan vooraf, waarmee we samen met de andere gecertificeerde instellingen (GI) sinds 2012 bezig waren. Wij gingen als een van de laatste live, we wilden echt een optimaal werkend systeem presenteren. In januari 2019 was onze pilot bij Team Almelo. Voordeel van deze late introductie, is dat we lessen konden leren van de snellere GI’s. Zowel technologisch als op het punt van de invoering in de organisatie.
De pilot duurde vier weken. Al die tijd was ik aanwezig voor de nodige ondersteuning, er deden zich geen grote problemen voor. Aansluitend hebben we tot half mei alle uitvoerende teams en secretariaten getraind, elk een week, in totaal 170 personen. Tot half juni hebben we nog zowel het oude als het nieuwe systeem in de lucht gehad. Toen was JbOV definitief over op WIJZ.
Voor mij was het goed tijdens de implementatie in de teams aanwezig te zijn: mijn werk moet immers aansluiten bij de praktijk. En iedereen kent nu mijn gezicht. We houden vinger aan de pols door binnen de teams met key-users te werken. Zij hebben meer kennis van zaken en dienen als vraagbaak voor hun collega’s. Maar ook als “doorgeefluik” richting functioneel beheer of servicedesk als er op de werkvloer bepaalde wensen zijn.’
Wat is er anders aan WIJZ?
‘We waren gewend om te werken met contactjournaals: elk cliëntencontact werd geregistreerd. Als de jeugdbeschermer dan een plan van aanpak maakte, moest hij veel terugbladeren om alle feiten en ontwikkelingen op een rij te krijgen en te verwerken. Heel bewerkelijk. In WIJZ vervallen de contactjournaals. Je rapporteert nu alleen nog de echt belangrijke zaken, systematisch en gericht op de gestelde doelen. WIJZ heeft de rapportages net zo ingericht als het plan van aanpak. Als je dat gaat opstellen, is het niet meer dan een “druk op de knop”. Feitelijk actualiseer je continu je dossiers.
Sommige collega’s vinden het moeilijk die contactjournaals los te laten, ze houden de behoefte hun werk gedetailleerd te blijven verantwoorden. Hoe houd ik grip op mijn werk, zal ik dit-of-dat toch maar noteren, al kost het extra tijd? WIJZ vraagt een andere manier van denken.’
Wat heeft de cliënt aan zo’n nieuw systeem?
‘Zowel de organisatie, de medewerker als uiteindelijk ook de cliënt zal profiteren van die lagere registratielast. Er blijft meer tijd over voor het echte werk. Misschien zal een cliënt in het begin moeten wennen aan het ontbreken van de contactjournaals. Maar over belangrijke zaken wordt hij geïnformeerd. En delen van WIJZ kunnen straks aan het cliëntenportaal worden gekoppeld.’
Wat vind jij zelf van WIJZ als systeem?
‘Een cliëntinformatiesysteem is altijd een compromis tussen je informatiebehoefte en de registratielast, ideaal bestaat niet. Medewerkers zijn meestal niet dol op registreren, zij houden zich het liefst bezig met hun cliënten. In onze informatiesamenleving is uitgebreide registratie soms echter nodig om managementinformatie op te halen of correct te kunnen factureren.
Het systeem laat zich flexibel inrichten. Zo moet de methodiek goed tot zijn recht komen, de verbinding met het werkproces. Het is nu aan JbOV om dat goed te definiëren binnen WIJZ. Deze inhoudelijke doorontwikkeling is aan de gedragswetenschappers, teammanagers en medewerkers. Zij werken aan meer houvast rond het dynamisch registreren, richtlijnen voor wat je wél vastlegt.’
Hoe kijk je terug op de invoering en implementatie?
‘Er was best enige discussie vooraf, het gaat ook om een flinke investering. Ik ben tevreden over de contacten die we binnen het landelijk platform met andere GI’s hebben en met de leverancier. Zo ontwikkelen we het systeem met elkaar steeds verder. Het biedt veel mogelijkheden.
De implementatie ging goed. We hebben WIJZ bewust niet kant-en-klaar over de schutting gegooid. We zijn begonnen met een basisinrichting die op basis van methodiek en ervaring verder wordt verfijnd en aangevuld door de mensen die ermee moeten werken. Zodat het systeem uiteindelijk goed aansluit op hun praktijk.’